Приоритетной задачей архива в современном информационном обществе является оцифровка архивных документов.
Начало процессу создания электронного фонда пользования (ЭФП) в РГА в г. Самаре (тогда филиале РГАНТД) было положено в 2010 г. В тот период на хранении в архиве насчитывалось чуть более 2 млн единиц хранения (в настоящее время в архиве хранится свыше 2,6 млн).
При формировании перспективных планов оцифровки архивы руководствуются принятыми в отрасли критериями, определяющими очередность документов, выбираемых для создания цифровых копий. В первую очередь, это дела и документы, имеющие гриф уникальных и особо ценных; наиболее используемые; находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника; для которых существует угроза утраты информации.
Таким образом, работа по оцифровке архивных документов решает, как минимум, сразу две задачи: сохранности архивных документов и их удобного использования пользователями архивной информацией в виде цифровых образов.
Однако на пути проведения оцифровки в архиве встали объективные трудности, связанные с отсутствие подходящего сканирующего оборудования, которое бы удовлетворяло всем современным требованиям к безопасности этого процесса с точки зрения сохранности документов. Особая сложность состояла в оцифровке научно-технической документации (НТД), представленной во многих случаях крупноформатными чертежами, картами и схемами.
Кардинальным образом ситуация изменилась в 2015 г., когда архивом в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 гг.)» было приобретено два современных специализированных сканера: книжный сканер SCAN MASTER 2, для сканирования документов до формата А2+, и сканер листовых документов MAP MASTER XXL, который дал возможность сканировать документы большого формата – до 2А0+.
С 2024 г. архив стал практиковать создание ЭФП при выдаче архивных дел в читальный зал, при оказании платных услуг по копированию документов, что способствовало сохранению подлинников.
В настоящее время в РГА в г. Самаре в электронный фонд пользования включено свыше 30 тыс. единиц хранения, или более 1 млн цифровых образов.
Иллюстрации:
1. Заставка
2. Сотрудник отдела репрографии и консервации документов Т.Б. Стулова проводит осмотр крупноформатного документа перед его сканированием. Ноябрь 2026 г.
3. Сотрудник отдела репрографии и консервации документов Т.Б. Стулова проводит оцифровку на сканере листовых документов формата 2 х А0+ MAP MASTER XXL. Ноябрь 2026 г.
4. Схема из дела с заявочными материалами на изобретения химика Н.А. Фигуровского «Центробежные весы» от 31 июля 1947 г. А.с. № 75470. РГА в г. Самаре. Ф. Р-1. Оп. 54-5. Д. 126. Л. 6